Các quy tắc nằm lòng để viết email chuyên nghiệp

Các quy tắc nằm lòng để viết email chuyên nghiệp. Với sự thuận tiện và nhanh chóng trong trao đổi thông tin, Email đang được sử dụng rộng rãi trong công việc văn phòng hàng ngày. Tuy vậy, không phải ai dùng Email nhiều cũng nhận biết được cách viết cho hiệu quả, đôi khi, một lối xưng hô không phù hợp hay dùng font chữ quá khó đọc sẽ làm mất thiện cảm về người gửi trong mắt đồng nghiệp, đối tác.

Các quy tắc nằm lòng để viết email chuyên nghiệp

Tiêu đề rõ ràng, nổi bật vấn đề trọng tâm

Theo Patcher, "mọi người thường quyết định có mở email mới đọc hay không dựa vào tiêu đề" và "hãy chọn một tiêu đề mà người nhận có thể biết được liệu bạn sẽ đưa ra giải pháp cho vấn đề họ đang quan tâm hay trình bày về những vấn đề mới có liên quan đến hoạt động kinh doanh hiện tại".

Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp

Nếu đang làm việc cho một doanh nghiệp, bạn nên sử dụng địa chỉ email có liên quan đến công ty. Tuy nhiên, nếu sử dụng tài khoản email cá nhân - liệu rằng bạn là một người làm việc tự do (Freelancer) hay đôi khi muốn sử dụng nó cho một số email đặc biệt - thì bạn cũng nên cẩn thận khi lựa chọn email đó.

Một điều lưu ý là nên sử dụng địa chỉ email bao gồm tên của mình để người nhận biết được chính xác ai gửi thư đến

Nghĩ kĩ trước khi quyết định reply all

Không ai muốn nhận email của 20 người mà chẳng hề liên quan đến mình. Việc lờ đi các email có thể rất khó khăn với nhiều người khi họ đã nhận được thông báo thư mới trên điện thoại và việc lựa chọn bỏ qua có thể khiến họ mất tập trung vào công việc hiện tại.

Sử dụng những lời chào chuyên nghiệp

Đừng sử dụng những câu biểu cảm thường ngày hay những lời chào quá thân mật tại nơi làm việc, chẳng hạn như "Hey" hay "Chào anh bạn"... Tốt nhất là bạn nên đề cập đến tên người nhận trong email, tuy nhiên, không được rút gọn tên gọi của họ, chẳng hạn hãy nói "Hi Michael" thay vì nói "Mike".

Hạn chế dùng dấu chấm than

Nếu muốn sử dụng, bạn chỉ nên dùng một dấu chấm than duy nhất để thể hiện sự phấn khích, Patcher nói, "Mọi người thi thoảng mất kiểm soát, dẫn tới việc sử dụng khá nhiều dấu chấm than cuối mỗi câu. Điều này có thể khiến người nhận cảm thấy họ không kiềm chế được cảm xúc hoặc chưa thực sự trưởng thành". Do vậy, hãy giới hạn ở mức ít nhất có thể

Hãy cẩn thận với óc hài hước của bạn

Sự hài hước có thể khiến bạn không kiểm soát được giọng điệu đúng hoặc những biểu cảm trên khuôn mặt

Trong các hoạt động mang tính chất tương tác đòi hỏi tính chuyên nghiệp, tốt hơn là hãy để sự hài hước ra khỏi email trừ khi bạn biết rõ người nhận.

Mọi người đến từ nền văn hóa khác nhau thì cách nói viết khác nhau

Hiểu nhầm rất dễ xảy ra do khác biệt về văn hóa, đặc biệt là trong hình thức giao tiếp bằng văn bản bởi vì chúng ta không thể nhìn thấy ngôn ngữ cử chỉ của người khác

Do vậy, hãy điều chỉnh thông điệp của bạn dựa trên nền văn hóa của người nhận và mức độ bạn hiểu rõ về họ.

Trả lời tất cả email, ngay cả những email gửi nhầm

Rất khó để trả lời tất cả các email đã được gửi đến nhưng hãy cố gắng làm điều đó, kể cả những email bị gửi nhầm cho bạn

Chắc chắn là bạn không thể khẳng định rằng mình sẽ không bao giờ gửi nhầm

Do đó, hãy đặt mình vào người đã gửi nhầm cho bạn để thấy rằng trong trường hợp đó, tất cả chúng ta đều mong đợi nhận được một email phản hồi rằng đã gửi không đúng địa chỉ

Ngoài điều này thì việc trả lời tất cả các email cũng được xem là một quy tắc lịch sự, nhất là khi người gửi làm cùng công ty hoặc cùng ngành với bạn.

Đọc lại email trước khi gửi đi

Đừng dựa vào các công cụ kiểm tra lỗi chính tả trên những phần mềm soạn thảo văn bản. Thay vì như vậy, hãy dành thời gian đọc lại một vài lần email trước khi gửi, thậm chí bạn có thể đọc to.

Nhập địa chỉ email cuối cùng

Không tránh khỏi trường hợp email bị gửi đi bất ngờ trong khi bạn vẫn chưa viết xong và chưa kiểm tra lại chính tả do vô tình nhấn phải một phím nào đó trên bàn phím.

Do vậy, hãy nhập địa chỉ email người nhận vào cuối cùng để tránh khỏi những sự cố đáng tiếc

Nguồn: Pachter

(dinguocvoithatbai)  - Các quy tắc nằm lòng để viết email chuyên nghiệp